Můj svět v oblacích (cloudu), aneb jak fungovat bez papíru odkudkoliv…

Tento článek trošku vybočuje z řady těch, které jsem tu publikoval dosud. Ty byly zaměřeny na různé obchodní trable a patálie, se kterými se firmy potýkají.

Tento článek je víc pro technologické nadšence, protože bych v něm rád, i sám pro sebe, shrnul nástroje a aplikace, které mi umožňují fungovat, aniž bych potřeboval kancelář, papírové šanony, desky s dokumenty atd. Prostě elektronicky a navíc v oblacích, tedy cloudu. … s jednou, ale podstatnou výjimkou na závěr :-).

Kromě toho, že si tímto článkem dávám dohromady svůj „aplikační ekosystém“ 🙂 tak mne samozřejmě taky zajímají odkazy na různé další aplikace, se kterými máte zkušenosti – čas od času se najde chvilka, kdy je možnost si je vyzkoušet a zjistit jestli není čas se někam posunout 🙂

Každému vyhovuje něco jiného – toto je systém, který vyhovuje mně – třeba bude inspirací i pro někoho dalšího 🙂

Proč elektronicky?

  • Rád funguji nezávisle na tom, kde se zrovna pohybuji – chci mít dostupné dokumenty, informace a data kdykoliv je to potřeba.
  • Zároveň si poměrně dost zakládám na tom, že jsem schopen velmi rychle reagovat na dotazy, požadavky a podněty klientů či kolegů, i kdyby to mělo být pouze tím, že si domluvíme termín, do kdy dané téma posuneme dále.
  • Veškeré dokumenty mám rád na jednom místě – v tomto případě v kterémkoliv zařízení, které mám k dispozici…

Co přesunout do oblak

Do oblak jsem postupně přenesl v podstatě veškeré své fungování, konkrétně:

  • Organizace času a úkolů
  • Úložiště dat
  • Přehled kontaktů, projektů a zakázek
  • Online komunikaci
  • Sběr podnětů a informací

Organizace času a úkolů

Pro tuto část aktivit používám kombinaci 2 až 3 nástrojů, které se ale docela dobře doplňují a mají jeden společný základ.

Tím základem je Google Calendar, který umožňuje vše potřebné – synchronizaci mezi zařízeními, grafické rozdělení činností, posílání pozvánek atd. Nic světoborného.

Doplňkovým nástrojem, který jsem zařadil do portfolia nedávno je kalendářová aplikace Sunrise, která pracuje s daty v Google kalendáři, ale obsahuje jednu nádhernou funkci, která mne k přidání tohoto nástroje nalákala – tou funkcí je tzv. Meet – možnost vybrat si několik volných termínů, přiřadit jim název schůzky, lokalitu a délku. Z tohoto všeho Sunrise vytvoří unikátní odkaz, který můžete dotyčnému poslat v rámci e-mailu či IM zprávy a on kliknutím na něj získává možnost si vybrat a odeslat odpověď – zároveň obdrží pozvánku do svého kalendáře.

Znáte situaci, kdy někomu nabídnete 3 různé termíny, pak 2 dny čekáte na reakci a nechcete dané termíny nabízet nikomu jinému? Přesně toto Meet řeší. Odkaz je online synchronizován s kalendářem, takže pokud některý termín zaplníte jinak, dotyčnému se již v možnostech neobjeví – vždy tak reaguje pouze na aktuálně volné možnosti.

To, že Sunrise má vlastní klávesnici na iOS zařízeních, díky kterým odkaz s termíny vytvoříte přímo z prostředí psaní zpráv, je jen třešnička na dortu.

Organizaci úkolů řeším prostřednictvím aplikace Wunderlist, nedávno akvírované Microsoftem. Umožňuje naprosto flexibilně definovat seznamy úkolů (např. dle metodiky GTD, kterou v modifikované podobě používám), sdílení, komentáře, poznámky, přílohy atd. Navíc je integrovaná právě s Google Calendar, kde se úkoly s termíny zobrazují jako separátní kalendář.

Úložiště dat

Základem, do kterého se snažím „nacpat“ vše, co jde, je Google Drive – v něm mám uloženy veškeré dokumenty, ať už jsou to naskenované PDF kopie účtů, faktur, smluv, projektových dokumentů, fotek atd.

Pokud je to alespoň trošku možné, snažím se využívat Google Docs, SheetsSlides a v malé míře i Drawings. Hlavně u Sheets, to ale občas skřípe – prostě nejsou a asi ještě dlouho nebudou Excel. Naopak Docs a Slides se pro většinu případů Wordu a PowerPointu vyrovnají. Navíc, všechny tyto nástroje je možné využívat i offline, tedy bez připojení k internetu.

Dostupnost odkudkoliv, možnost editace více lidí naráz, sdílení pro náhled či úpravy, možnost komentářů a diskusí, je prostě oproti offline dokumentům nenahraditelná.

Přehled kontaktů, projektů a zakázek

Pro evidenci kontaktů – tedy jak osob, tak aktivit, která se k nim váží, obchodních příležitostí a zakázek – používám nástroj PipeDrive. Jednoduchý, přehledný CRM nástroj, který je navíc integrovaný s Gmail Contacts, Google Calendar či Google Drive, takže veškeré nové kontakty zadané do PipeDrive mám rovnou v mobilu, události, úkoly, telefonáty atd. v kalendáři a naopak dokumenty k jednotlivým zakázkám u dané zakázky v CRM.

Vzhledem k tomu, že málokdy potřebuji na jednotlivé zakázky sledovat hodinový čas, nepoužívám žádný z nástrojů na time tracking – vyzkoušel jsem ale (a docela mi vyhovoval) Toggl.

Online komunikace

V tuto chvíli asi nejslabším článkem je pro mně, z pohledu nástrojů, online komunikace – mimo jiné proto, že jsem v této oblasti dříve působil a nástroje, které jsem měl k dispozici mně docela rozmazlily 🙂 Prostě v této oblasti neexistuje unifikace, koncept Unified Communications, kterému se věnuje spousta firem od Microsoftu, Googlu, přes Cisco po Unify, zatím nedospěl do fáze, kdy by byl reálně použitelný v nekorporátním prostředí.

Výsledkem je mix, se kterým nejsem úplně spokojen:

  • Skype pro videohovory a konference, případně pro sdílení obrazovek
  • Google Hangouts – pro totéž, ne všichni okolo ale používají Gmail…
  • Slack – pro diskuse nad dokumenty, projekty a pro sdílení odkazů na různé webové zdroje, případně tweety
  • V mobilním prostředí pak WhatsApp, Facebook Messenger

Samostatné téma je e-mailová komunikace, kde používám Gmail. Vzhledem k tomu, že pracuji na několika projektech a používám několik e-mailových adres, mám je všechny staženy do Gmailu a veškerou komunikaci tedy obstarávám z něj. To, že tuhle koncentraci více adres umožňují i klasický Gmail – tedy ne placené GoogleApps for Work, mne docela překvapilo.

Vcelku užitečné rozšíření Gmailu pak je donedávna výborně fungující Rapportive, který na odesilatele „práskne“ informace z LinkedInu.

Pro komunikaci na sociálních sítích používám většinou nativní klienty a aplikace pro Facebook, LinkedIn a Twitter (případně Pinterest, Instagram, YouTube, či Google+), případně Buffer, který umožňuje plánované zveřejňování příspěvků na více sítí naráz, analýzu sledovanosti příspěvků atd.

Sběr podnětů a informací

V této oblasti se snažím veškeré zápisy z jednání, poznámky z workshopů či školení, ofocené flip charty atd. ukládat v Evernote, které tu asi nejlépe propaguje Dan Gamrot a jeho projekt LifeNotes.

Evernote ale nevyužívám beze zbytku pro všechno, protože především sdílení poznámek, možnost editace více lidmi, komentáře nad poznámkami atd. jsou dost nešikovné, stejně jako poměrně slabý editor… pro tyto účely proto mnohem více využívám zmiňované Google Docs.

Pro práci s novinkami, odkazy na web atd. používám momentálně 2 nástroje:

  • Pocket, což je výborný nástroj pro ukládání webových stránek, článků atd. ať už přímo z prohlížeče (používám na desktopu i iPhone/iPadu Google Chrome) nebo z applikace Feedly, kterou používám „koncentrátoru“ zpráv a novinek
  • již zmiňovaný Slack, který umožňuje tyto odkazy sdílet mezi více lidí. U Pocketu je tato možnost velmi omezená, takže sdílení odkazů v rámci týmu není úplně jednoduché

Co se mi zatím vyřešit nepodařilo

V tuto chvíli se mi do oblak nepodařilo přenést několik věcí, kde jsem nenalezl aplikaci, která by mi pro daný účel vyhovovala:

  • Myšlenkové mapy – nenašel jsem takový nástroj, který by byl využitelný z prostředí GoogleDrive a umožňoval snadné sdílení map mezi uživateli tak, aby nad nimi bylo možné pracovat stejně či aspoň podobně jako nad GoogleDocs, Sheets či Slides – vyzkoušel jsem MindMeister či MindMup
  • Sdílená online spolupráce – tedy propojení hlasu, videa, sdílení obrazovky včetně možnosti „prohození“ prezentujícího – nejblíže ideálu byl Unify WebCollaboration resp. Fastviewer.

…výjimka na závěr

no a co jsem se do oblak pokusil odnést, dokonce několikrát (např. Paper,Penultimate), ale vždycky jsem se vrátil zpět k papíru a tužce?

  • operativní poznámky – např. v průběhu telefonátů, koučovacích či konzultačních schůzek – z papíru pak něco putuje do Google Drive – ať už jako dokument nebo fotka/sken, něco do Wunderlistu jako úkoly
  • plán aktivit předtím než ho rozdělím do jednotlivých úkolů – tedy např. rámcový plán na týden, plán projektu než dostane strukturovanou podobu atd. – odsud pak něco putuje do PipeDrive jako aktivity nad konkrétní zakázkou, něco do Wunderlistu jako úkoly

Zjistil jsem, že toto jsou věci, kde mi velmi pomáhá samotné psaní – lépe se mi o tématu přemýšlí, rozvíjí, pamatuje. Ostatně proto vznikl i tento článek 🙂